Titin kartini
1412010
Keberhasilan Komunikasi Bisnis
Kata komunikasi berasal dari bahasa latin (communicare) yang berarti memberi, mengambil bagian atau meneruskan sehingga terjadi sesuatu yang “common” umum, sama atau saling memahami. Dalam perkembangannya, komunikasi kemudian dapat didefinisikan sebagai tranfer pesan antara dua orang atau lebih. Dalam transfer atau penyampaian pesan ini, terdapat suatu proses.
Gambar 1.1: Proses Komunikasi
Seperti dapat dilihat di gambar 1.1, dalam proses komunikasi terdapat enam komponen yaitu sender, encoding, medium, decoding, receiver dan feedback. Proses komunikasi dimulai pada saat sender atau pengirim pesan mempunyai ide atau pesan, kemudian pada tahap encoding, sender menentukan cara menyampaikan pesan kepada receiver. Pesan ini kemudian ditransfer melalui medium seperti, telepon, surat, atau faximile. Pada tahap encoding, receiver atau penerima pesan menerima dan menterjemahkan pesan yang datang. Proses komunikasi dikatakan berhasil jika receiver dapat menterjemahkan isi pesan sesuai dengan yang diinginkan oleh sender. Jika reveiver merasa bahwa pesan yang diterima tidak maka sender lalu mengirimkan respon atau feedback. Dalam hal ini, maka posisi receiver berubah menjadi sender dan sender menjadi receiver, dan proses seperti ini disebut dengan komunikasi dua arah. Komunikasi satu arah terjadi jika receiver tidak memberikan feedback atau umpan balik. Sering kali tujuan komunikasi tidak tercapai. Hal ini bisa terjadi karena adanya hambatan-hambatan atau noises atau barriers yang timbul selama proses komunikasi berlangsung.
Gambar 1.1 menunjukkan bahwa hambatan-hambatan dalam komunikasi bisa timbul dalam setiap tahap dari proses komunikasi. Adanya hambatan menyebabkan penerima pesan tidak menterjemahkan pesan sesuai dengan yang diinginkan oleh pengirim pesan. Menurut Sigband dan Bell, hambatan dalam proses komunikasi dapat dikelompokkan menjadi hambatan nonverbal dan verbal.
Hambatan Non Verbal :
1. Perbedaan Persepsi
Persepsi merupakan pandangan seseorang terhadap suatu kenyataan atau fakta. Seseorang direktur perusahaan menganggap mobil bukan merupakan simbol status sedangkan direktur yang lainnya mungkin berpendapat sebaliknya.
2. Perbedaan Kepentingan.
Dalam suatu perusahaan, kepala bagian produksi mungkin menghendaki agar sisa laba digunakan untuk membeli peralatan produksi, sedangkan kepala bagian pemasaran menginginkan agar dana digunakan untuk meningkatkan kegiatan promosi. Konflik yang timbul disebabkan oleh adanya perbedaan kepentingan antara dua orang yang sedang berkomunikasi.
3. Perbedaan pengetahuan tentang topik yang dikomunikasikan.
4. Keterlibatan emosi.
5. Kurangnya intropeksi
6. Kesalahan dalam menilai penampilan.
7. Pesan yang disampaikan kurang jelas.
8. Jeleknya pengorganisasian pesan disampaikan
9. Hanya mendengarkan pesan secara pasif
10. Penyampaian informasi secara tidak efisien.
Fungsi dari komunikasi pada dasarnya :
1. Memberikan informasi, baik disadari maupun tidak disadari oleh pelakunya.
2. Untuk memperlancar komunikasi lisan
3. Untuk mengungkapkan perasaan
4. Untuk melengkapi pesan-pesan verbal
5. Untuk mengontrol atau mempengaruhi lawan bicara
6. Untuk memperjelas komunikasi verbal.
Hambatan Verbal
- Kesalahan pemilihan kata
- Kurangnya perbendaharaan kosa kata
- Kesalahan penulisan atau pengucapan
- Perbedaan level antara pengirim dan penerima pesan.
Menurut Boove dan Thill
Berbeda dengan Sigband dan Bell, Boove dan Thill meninjau hambatan-hambatan dalam komunikasi dari segi proses komunikasi itu sendiri.
1. Hambatan yang timbul pada saat penyusunan pesan
1) Kurang akurat
2) Kurang familiar dengan penerima pesan atau situasi yang dihadapi
3) Adanya konflik emosi
4) Kesalahan dalam penyampaian pesan
2. Hambatan yang timbul pada saat penyampaian pesan.
1) Faktor-faktor phisik
2) Adanya signal-signal yang bertentangan
3) Terlalu banyaknya pihak yang terlibat.
3. Hambatan yang timbul pada saat penerimaan pesan
1) Hambatan Phisik
2) Hambatan mental
4. Hambatan dalam memahami pesan
1) Perbedaan latar belakang
2) Perbedaan penginterpretasian kata-kata
3) Perbedaan reaksi yang timbul karena perbedaan emosi yang terlibat.
Sedangkan Masalah-masalah khusus dalam komunikasi bisnis yaitu:
1. Kompleksitas pesan
2. Kondisi yang tidak mendukung penyampaian dan penerimaan pesan
3. Perbedaan diantara pengirim dan penerima pesan.
Terdapat 4 jenis komunikasi verbal yang selalu digunakan dilingkungan bisnis, yaitu: berbicara, menulis, membaca dan mendengarkan. Suatu penelitian yang menggunakan kalangan bisnis sebagai respondennya menunjukkan bahwa kaum bisnis menggunakan sebaian besar waktunya untuk mendengarkan (45%), dan berbicara (30%). Mereka menggunakan sisa waktunya untuk membaca (16%) dan menulis (9%). Hasil penelitian juga mengindikasikan bahwa kalangan bisnis menggunakan tulisan dan bicara untuk mengirim pesan, dan mendengarkan serta membaca untuk menerima pesan.
Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasiakan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara oran yan terlibatdalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini diengaruhi oleh kejelasan pesan ,cara penyampaian pesan,perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan eaktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan komunikasi kombinasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkanterjadinya penyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.secara empiris pemahamanorang perihal perihal sesuatu akan lebi mudahdiserap dan difahami jikasesustu tersebut. diperlihatkan dibandin hanya diperdenarkanatau di bacakan dan akan lebih baik jikasesuatu yang dikomunikasikan tersebutselain diperlihatkan tetapi juga dipraktikan.
Komunikasi dalam organisasi
Secara umum, terdapat dua fungsi komunikasi dalam organisasi. Yang pertama, komunikasi berfungsi sebagai alat bantu yang bisa digunakan oleh anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Yang kedua, komunikasi organisasional juga berfungsi sebagai sautu alat untuk menyatukan semua anggota organisasi menjadi satu kesatuan yang kohesif. Komunikasi organisasional bisa dikelompokkan berdasarkan formalitas dan polanya.
1. Berdasarkan Formalitasnya
Ditinjau dari segi formalitas, komunikasi organisasional bisa dikelompokkan menjadi komunikasi infomal dan formal.Komunikasi informal merupakan suatu proses komunikasi yang terjadi antara para anggota tanpa menggunakan jalur komunikasi formal yang berlaku di organisasi. Anggota organisasi biasanya menggunakan komunikasi informal untuk memperoleh informasi yang dapat diperoleh melalui jalur formal atau untuk membicarakan hal-hal yang tidak berhubungan dengan urusan organisasi, misalnya tentang kehidupan keluarga , hobbi olah raga, dan sebagainya.Ditinjau dari kepentingan organisasi, komunikasi informal bisa digunakan untuk mengetahui informasi tentang keluhan-keluhan bawahan, terutama bawahan dari orang-orang yang dianggap “ABS” atau orang yang hanya suka melaporkan informasi baik.
Komunikasi formal merupakan suatu arus komunikasi yang terjadi secara formal sesuai dengan struktur organisasi.
Kelemahan informasi formal :
1. Bisa membatasi akses pegawai tingkat bawah ke para pimpinan yang berpungsi sebagai pengambil keputusan.
2. Jika satu dari rantai komunikasi dalam suatu departemen mengalami hambatan, maka kegiatan di mata rantai komunikasi atau departemen yang lain bisa mengalami hambatan pula.
Untuk mengatasi kedua hambatan tersebut di atas menciptakan suatu struktur organisasi yang “ flat” dengan “ wide span of control” merupakan salah satu cara yang bisa digunakan . ditinjau dari arahnya, komunikasi formal bisa dikelompokkan menjadi 3 yaitu :
1. Komunikasi kebawah (downward communication)
Komunikasi kebawah merupakan komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan bawahannya dalam suatu organisasi. Adapun bentuknya bisa berupa memo, kebijakan, printah presentasi, rapat, majalah perusahaan, surat, buletin, dan sebagainya. Komunikasih ke bawah biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi tentang:
- Pekerjaan, misalnya uraian pekerjaan, bagaimana cara menjalankan pekerjaan, kapan dan dimana pekerjaan harus dilaksanakan
- Hubungan pegawai dengan organisasi dan hubungan organisasi dengan dunia luar.
2. Komunikasi sejajar (lateral communication)
Komunikasi sejajar merupakan komunikasi diantara orang-orang yang mempunyai jabatan yang selevel tapi berbeda departemen.
3. Komunikasi keatas (upward communication)
Komunikasi keatas merupakan komunikasi dari bawah keatas, dan biasanya dalam bentuk laporan, baik tertulis maupun tidak.
2. Komunikasi organisasi berdasarkan polanya :
Berdasarkan polanya, seperti yang dapat dilihat di gambar 2.1, komunikasi organisasional bisa dikelompokkan menjadi empat pola. Garis dalam gambar menunjukkan siapa yang diijinkan berbicara dan kepada siapa dia diijinkan berbicara.
a. Pola roda (wheel network)
Dalam pola ini, seseorang bertindak sebagai titik pusat semua proses komunikasi. Anggota group lainnya berfungsi untuk menstransfer dan menerima semua pesan melalui pemimpin komunikasi. Dengan demikian maka pemimpin komunikasi bertindak sebagai pengambil keputusan dan berhak untuk membagi pekerjaan serta memerintah anggota lainnya. Berdasarkan penelitian pola ini merupakan pola komunikasi yang paling terstruktur dan terpusat.
b. Pola rantai (chan network)
Meskipun pola rantai juga merupakan suatu pula yang terpusat, anggota lain dalam pola ini juga berfungsi sebagai alat untuk menyalurkan informasi antara titik pusat dengan orang-orang yang ada diujung garis komunikasi.
c. Pola lingkaran (circle network)
Dalam pola ini, semua anggota group mempunyai kesempatan yang sama untuk melakukan komunikasi. Setiap orang bisa berbicara dengan dua orang lainnya. Selanjutnya informasi menyebar dari satu orang ke orang lainnya. Dengan demikian maka setiap individu membuat keputusan berdasarkan informasi yang sudah tersebar merata.
d. Pola bintang (star network)
Setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berbicara dengan semua anggota lainnya.
Gambar 2.1 : Berbagai pola komunikasi dalam organisasi.
Wheel Chain Circle Star
3. Suasana Komunikasi
Efisiensi dan efektifitas arus informasi dalam organisasi sangat dipengaruhi oleh suasana komunikasi dalam organisasi. Sebagai contoh, arus komunikasi tidak akan berjalan dengan lancar seandainya manajer mengabaikan informasi dari bawahannya atau seandainya manajer membatasi arus informasi kepada para bawahannya. Beberapa faktor yang mempengaruhi suasana komunikasi antara lain:
- Pola komunikasi yang digunakan.
- Gaya manajemen
- Etika komunikasi
POLA KOMUNIKASI
Tabel 2.1 : Perbandingan 4 (empat pola komunikasi)
| POLA KOMUNIKASI | ||||
| Alat Ukur | Pola Roda | Pola Rantai | Pola Lingkaran | Pola Bintang |
| Kecepatan | Sangat cepat | Cepat | Lambat | Lambat/cepat |
| Akurasi | Baik | Baik | Jelek | Bagus/jelek |
| Moral | Sangat rendah | Rendah | Tinggi | Sangat tinggi |
| Kejelasan Peranan | Sangat jelas | Jelas | Tidak ada | Tidak ada |
| Stabilitas | Sangat stabil | Stabil | Tidak stabil | Tidak stabil |
| Kreativitas | Sangat rendah | Rendah | Tinggi | Sangat tinggi |
| Kemampuan beradaptasi | Rendah | Rendah | Tinggi | Tinggi |
Gaya Manjemen
Suatu hasil penelitian mengindikasikan adanya empat gaya dasar manajemen, dimana setiap gaya mempunyai pengaruh yang berbeda terhadap suasana komunikasi. Empat gaya manajemen tersebut adalah:
- Directive Style
Pimpinan puncak yang menerapkan gaya ini cenderung mengambil sendiri semua keputusan, karena pimpinan berasumsi bahwa para bawahan tidak bisa dipercaya atau tidak mempunyai kemampuan. Selain itu, pimpinan juga berasumsi bahwa para bawahan cenderung untuk menghindari pekerjaan, kurang inisiatif, serta kurang bertanggung jawab. Oleh karena itu maka bawahan harus idberitahu dengan tegas tugas-tugasnya. Dalam perusahaan yang menerapkan gaya ini, komuniask dikontrol secara ketat oleh pimpinan, dengan demikian maka para bawahan tidak diberi kesempatan untuk menyampaikan pendapat mereka. Pimpinan puncak juga membatasi arus informasi baik antara para pekerja maupun antara satu departemen dengan departemen yang lainnya.
- Coaching Style
Seperti halnya dalam “Directice style” dalam “coaching style” pimpinan puncak cenderung memberi pengaragan dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh para pekerja. Perbedaannya dalam coaching style, manajemen berasumsi bahwa para pekerja merupakan anggota tim yang bersedia untuk mengerjakan tugas-tugasnya demi tercapainya tujuan organisasi. Dengan demikian maka manajemen mau menerangkan alasan pengambilan suatu keputusan kepada para pekerja. Selain itu, pimpinan puncak juga mau mendengarkan ide-ide dan saran-saran yang datang dari para pekerja.
- Supportive Style
Pimpinan berasumsi bahwa para pekerja mempunyai kemampuan dan motivasi kerja yang tinggi. Meskipun manajemen yang menetapkan sasaran dan tujuan, manajemen mendelegasikan hak untuk mengambil keputusan operasionail dan hak untuk memecahkan masalah sehari-haris kepada bawahannya. Komunikasi dua arah antara bawahan dan atasan biasanya terjadi secara terus-menerus, baik arus komunikasi ke atas maupun ke bawah. Selain itu, pekerja juga dibebaskan untuk membentuk saluran komunikasi informal.
- Delegating Style
Pimpinan puncak memberikan kebebasan kepada pegawai untuk mengambil keputusan dan menjalankan pekerjaan masing-masing. Pimpinan puncak hanya memberikan pengarahan secara global tentang sasaran dan tujuan organisasi, kemudian wewenang diberikan sepenuhnya kepada pekerja untuk menentukan cara mencapai tujuan dan sasaran. Oleh karena pekerja diberi kebebasan sepenuhnya untuk memecahkan masalah yang merkea hadapi, maka para pekerja akan terbiasa untuk bekerja sendiri, tanpa melakukan konsultasi dengan atasan. Sebagai akibatnya, pimpinan bisa merasa terisolasi dan kehilangan kontrol terhadap jalanya operasi perusahaan.
ETIKA KOMUNIKASI
Pada saat menjalankan pekerjaannya, baik pimpinan maupun bawahan sering menghadapi dilema yang berhubungan dengan moral dan kepentingan perusahaan. Di satu pihak pimpinan perusahaan harus melindungi kepentingan pemilik saham, dengan demikian pimpinan harus melakukan segala cara untuk guna memaksimalkan laba perusahaan. Di lain pihak, pimpinan juga bertanggung jawab untuk menjaga kepentingan pegawai, konsumen, dan masyarakat pada umumnya. Kadang-kadang pimpinan mengalami kesulitas untuk dapat memenuhi semua kewajiban di atas secara bersamaan.
Sebagai contoh, asumsikan anda sebagai pimpinan perusahaan yang sedang mengalami kerugian besar. Oleh karena itu anda bertanggung jawab kepada pemilik saham untuk memperkecil atau bahkan menghilangkan kerugian tersebut. Setelah mempertimbangkan berbagai alternatif, anda menyimpulkan bahwa memberhentikan 300 pegawai secepat mungkin merupakan penyelesaian terbaik yang dapat dilakukan. Sebagai bagian dari penyelesaian, anda juga harus memberhentikan 100 pegawai lainnya dikemudian hari. Anda tidak bisa memberhentikan mereka pada saat ini, karena anda membutuhkan mereka untuk menyelesaikan suatu proyekk terlebih dahulu. Menurut Anda, kapankah saat yang tepat untuk memberitahu mereka?. Jika anda memberitahu keadaan yang sebenarnya kepada mereka pada saat ini, mungkin banyak diantara mereka yang akan keluar pada saat perusahaan sedang membutuhkan tenaga mereka. Dilain pihak, jika anda menerangkan bahwa keadaan mungkin akan berubah di masa yang akan datang, berarti anda telah membohongi pegawai anda.
Bukanlah pekerjaan mudah untuk menyelesaikan dilema seperti yang dialami pimpinan perusahaan dalam contoh di atas. Faktor hukum dan moral merupakan dua faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyelesaikan persoalan di atas. Ditinjau dari segi hukum, tindakan atau keputusan yang anda ambil tidak akan dapat disalahkan selama anda tidak melanggar peraturan yang ada. Ditinjau dari segi moral, beberapa faktor yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan antara lain:
a. Kode etik yang berlaku di perusahan.
b. Lakukan tindakan dengan membuat asumsi seakan-akan anda berada di pihak yang lemah. Dengan demikian keputusan yang anda ambil akan mempertimbangkan kepentingan orang lain sebagai individu.
c. Pertimbangkan apakah komunikasi yang akan Anda lakukan dapat menguntungkan kedua belah pihak. Jika komunikasi hanya menguntungkan anda tetapi merugikan orang lain, maka ditinjau dari segi moral tindakan Anda tidaklah dapat dibenarkan.
d. Anda sebaiknya mengkomunikasikan informasi secara jujur, dengan kata lain, tidak menyembunyikan informasi penting. Jika anda sudah melakukan hal ini, maka tindakan anda sudah dapat dibenarkan ditinjau dari segi moral.
e. Apakah anda menggunakan argumentasi yang bersifat rasional atau manusiawi? Sebagai contoh, adan dapat menerangkan bahwa reorganisasi bertujuan untuk meningkatkan kekuasaan atasan dalam menghadapi saingannya. Dengan asumsi bahwa kedua argumen di atas merupakan kenyataan yang ada, argumen yang pertama mempunyai nilai etika yang lebih tinggi ditinjau dari pandangan mata atasan anda.
f. Apakah pesan yang anda sampaikan mementingkan kepentingan organisasi? Kadang-kadang anda mungkin mempunyai pandangan pribadi yang berbeda dengan pandangan organisasi dalam memandang suatu permasalah atau dalam menterjemahkan suatu fakta. Pada saat menghadapi situasi seperti ini, adan harus ingat bahwa pada saat jam kerja, anda mewakili pemilik perusahaan. Anda dibayar untuk mengekpresikan posisi atau pandangan perusahaan, oleh karena itu anda harus loyal kepada perusahaan. Ini tentu saja tidak berarti bahwa anda harus berani berdusta, emnipu, atau mencuri hanya untuk menjaga loyalitas anda.
g. Apakah penyampaian pesan sudah dilakukan dengan menggunakan taktik yang baik?. Ditinjau dari segi hukum, anda mungkin tidak dapat disalahkan, tetapi mengapa harus menyakiti hati pegawai jika hal ini dapat dihindarkan.
4. Pengelolaan Komunikasi Dalam Organisasi
Data statistik menunjukkan bahwa komunikasi yang bersifat rutin merupakan faktor penting dalam bisnis. Oleh karena itu maka komunikasi yang bersifat rutin harus dikelola dengan baik sehingga dapat memperkecil biaya dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi komunikasi. Beberapa cara yang dapat digunakan dalam mengelola komunikasi rutin antara lain:
a. Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin.
Hal ini perlu dilakukan karena pada prakteknya banyak proses komunikasi, misalnya rapat atau penggunaan memo, yang hanya memboroskan waktu. Dengan hanya mengirim informasi yang memang dianggap penting, maka perusahaan dapat menghemat waktu dan uang.
b. Memberikan instruksi yang jelas.
Orang yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi harus memahami dengan jelas semua keinginan dan sasaran perusahaan. Selain itu, penyampai informasi atau manajer harus menganalisa apakah bawahannya sudah benar-benar memahami informasi yang disampaikan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan umpan balik melalui kerja sama yang baik dengan para stafnya.
c. Mendelegasikan tanggung jawab
Oleh karena keterbatasannya sebagai manusia, manajer sebaiknya mempercayakan sebagian tugasnya kepada para bawahan.
d. Melatih penulis dan pembicara
Dengan memberikan pelatihan tentang teknik-teknik menulis dan berbicara didepan umum, perusahaan dapat meningkatkan rasa percaya diri para pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai akibatnya, perusahaan pun dapat menjalankan operasinya dengan lebih lancar.
Agar Terjadi Keberhasilan Komunikasi Bisnis Maka Harus Memperhatikan Hal-Hal Berikut :
- Menentukan tujuan komunikasi
- Menentukan sasaran komunikasi atau audience
- Menentukan ide utama pesan yang akan disampaikan
- Menentukan channel dan medium yang akan digunakan untuk mengirim pesan.
- Menentukan cara pengorganisasian dan nada pesan.
Tujuan Komunikasi
Alasan penentuan tujuan komunikasi adalah:
1) Untuk menentukan apakah komunikasi memang diperlukan.
2) Untuk memberikan respon yang tepat kepada audience
3) Agar isi pesan dapat lebih terfokus.
4) Agar channel dan medium komunikasi dapat dipersiapkan terlebih dahulu.
Tujuan umum pesan bisnis ada tiga yaitu:
1) Untuk menginformasikan
2) Untuk membujuk/ melakukan kerjasama
3) Untuk memberikan hiburan (entertainment)
Beberapa pertanyaan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi tujuan pesan:
1) Apakah tujuan yang hendak dicapai pesan melalu pesan memang realistis?
2) Apakah memang saatnya sudah tepat untuk mengirimkan pesan?
3) Apakah pesan dikirimkan oleh orang yang tepat?
4) Apakah tujuan pesan dapat diterima oleh organisasi?
Menganalisa Audiens
Penganalisaan audience bertujuan untuk menentukan materi yang akan dicakup dalam pesan serta cara penyampaian pesan. Adapun penganalisaan audience dapat dilakukan dengan jalan menjawab pertanyaan-pertanyaan di bawah.
1) Mengembangkan dan menganalisa karakters audience
· Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
· Siapakah audience atasan, bawahan, teman sejawat, atau publik?
· Bagaimana kira-kira reaksi audience terhadap isi pesan?
· Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audience terhadap topik?
2) Mampu memuaskan audience dengan informasi yang disampaikan
· Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui oleh audience
· Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diperkirakan akan disampaikan audience.
· Menyiapkan pertanyaan-pertanyaan terhadap audience
· Menyiapkan informasi-informasi yang akurat
· Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang paling menarik perhatian audience.
3) Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi audience. Hal ini perlu dilakukan karena audience mungkin hanya:
· Mempunyai waktu sedikit
· Mungkin merasa terganggu
· Mungkin hanya memberikan prioritas rendah terhadap pesan.
Pemilihan Chanel Dan Media
Pesan dapat dibedakan berdasarkan tipe-tipenya, dan setiap tipe pesan memerlukan channel yang berbeda satu sama lainnya. Secara umum, komunikasi dapat dibedakan menjadi komunikasi oral dan tertulis.
A. Komunikasi Oral
Komunikasi oral sangat tepat jika digunakan untuk menyampaikan pesan yang bertujuan untuk mendorong audience agar mau melakukan kerjasama. Komunikasi formal juga merupakan pilihan yang tepat jika:
- Pengirim pesan menginginkan umpan balik dengan cepat
- Isi pesan bersifat sederhana dan mudah diterangkan
- Isi pesan tidak memerlukan pencatatan secara formal
- Untuk menyampaikan pesan terhadap sekelompok audience yang mempunyai lokasi yang sama.
- Untuk mendorong audience agar mau berpartisipasi dalam memecahkan masalah atau untuk mengambil keputusan bersama.
Terdapat berbagai macam bentuk komunikasi formal. Contoh bentuk-bentuk komunikasi formal dapat dilihat di bawah ini:
- Percakapan tanpa direncanakan sebelumnya.
- Percakapan melalui telepon
- Interview
- Rapat dalam kelompok kecil
- Seminar
- Workshop
- Program-program pelatihan
- Pidato secara formal
- Presentasi
Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis sangat bervasiasi ditinjau dari segi formalitasnya. Dengan menggunakan komunikasi tertulis, maka pengirim pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengontrol pesan. Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah:
- Surat
Surat biasanya digunakan untuk menyampaikan dokumen-dokumen singkat yang terdiri dari dua atau tiga halaman.
- Memo
Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang bersifat rutin.
- Laporan dan Proposal
Laporan dan proposal digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat kompleks dan objektif.
Berdasarkan tujuannya, surat dan memo dapat diklasifikasikan dalam 4 kategori yaitu:
1. Permintaan langsung
2. Menyampaikan informasi rutin yang bertujuan untuk menyampaikan berita baik atau berita yang bertujuan untuk meningkatkan nama baik perusahaan.
3. Menyampaikan berita buruk
4. Menyampaikan informasi yang bersifat membujuk.
Penyusunan
Dalam tahap ini, ide atau isi pesan dituangkan dalam bentuk kata-kata, kalimat-kalimat, serta paragraf-paragraf. Selain itu, ditentukan juga cara pengilustrasian serta informasi lainnya yang akan digunakan untuk mendukung ide pokok pesan.
Revisi dan Peninjauan Kembali
Pada tahap ini, dilakukan tinjauan ulang terhadap tujuan, isi, pengorganisasian secara keseluruhan, serta nada pesan. Salin itu, dilakukan juga peninjauan ulang terhadap kata, tanda-tanda baca, ejaan, serta format yang digunakan.
Berdasarkan uraian sebelumnya dapat disimpulkan Bahwa Untuk Ukuran Keberhasilan Suatu komunikasi Bisnis yaitu:
1. Apakah Informasi disampaikan dengan jelas dan Akurat?dalam komunikasi Bisnis,dimana banyak hal-hal penting seperti perbedaan kebudayaan dan perbedaan pendidikan yang dapat berpengaruh terhadap berlangsungnya komunikasi.Maka seringkali terjadi informasi yang kita sampaikan diabaikan oleh Audience.oleh karena itu untuk mengatasi hal tersebut maka seorang pembicara harus mempelajari tentang latar belakang audiencenya agar mendapat respon yang baik sebelum berbicara dii depan audience.karena salah satu Ukuran keberhasilan dalam Komunikasi Bisnis adalah respon yang baik dari audiencenya.
2. Dapat mengajak orang lain untuk mendengarkan informasi yang disampaikan dan menyentuh perasaan orang yang menerima.Apa yang terlihat pada pesan itu seperti : nada bicara, aya tulisan dan pilihan kata-katasecara keseluruhan dapatdipergunakan,secara keseluruhan dapat menyebabkanproses ko9munikasi berhasil atau agal.jadi kita harus dapat menciptakanperhatian atau simpat,suatu hubungansaling percaya guna merangkul mereka ke Arah kita.
3. Informasi yang kita sampaikan harus dapat Mengejutkan audience agar perhatian mereka dapat menuju kita,ini adalah hal terpenting dalam komunikasi bisnis yang sanat kritis.Karena hal ini dapat menjamin isi Pesan diterima denan baik. Dengan kata lain kita harus dapat kreatif dalam penyampaian informasi kepada audience agar mereka selu mengingat informasi yang kita sampaikan.
Daftar Pustaka
Bove, Courtland L. (2000), Business communication Today, Random House Inc., Toronato, Canada
Gamble, Terry Kawl; Michael Gamle(1987), Communicaion Work, Random House Inc., New York.
Mahmud Machfoedz (2002), Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis, UPP-AMP YKPN, Yogyakarta
Mahmud Machfoedz (2004), Komunikasi Bisnis Modern, UPP-AMP YKPN, Yogyakarta
http://ronawajah.wordpress.com
